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Apostando, una vez más, por la digitalización de los procesos de trabajo, los colegios de arquitectos, coordinados por su Consejo Superior, ponen en marcha el Libro de Órdenes Digital (LO_D del CSCAE), una herramienta informática que se adelanta a la modificación de la orden ministerial que regula el Libro de Órdenes y Asistencias en papel para facilitar la labor de los arquitectos y arquitectas, en particular, y de los prescriptores de obras, en general. Patrocinado por Danosa, Knauf, Schindler y Sonae Arauco, el desarrollo informático del LO_D ha corrido a cargo del Colegio de Arquitectos de Jaén, siguiendo las directrices del CSCAE. El resultado es una herramienta que reúne todos los elementos de la versión impresa con las ventajas de la digitalización y todas las garantías de seguridad.

“El Libro de Órdenes Digital presta las mismas o más garantías que el de papel. Es moderno, seguro, de fácil manejo y, lo más importante, acaba con una incoherencia: toda la tramitación del proyecto y de la dirección de obra se realizan de manera digital y, sin embargo, el último trámite se hace en papel”, señala el secretario general del CSCAE, Laureano Matas, que también destaca del LO_D: “Es el primer documento que un colegiado puede utilizar a nivel nacional a través de una aplicación única y sin necesidad de aprendizajes nuevos”. A este proyecto están adheridos todos los colegios de arquitectos de España, excepto el COAM, que ya disponía de su propio libro de órdenes digital.

Como establece la Orden Ministerial de 9 de junio de 1971 (Decreto 462/1971), el Libro de Órdenes y Asistencias es obligatorio en toda obra de edificación. En él, la dirección facultativa reseña las incidencias, órdenes y asistencias que se producen en su desarrollo. De ahí que deba estar siempre en la obra. Esto también obliga a desplazamientos para leer las directrices que en él se reflejan y es fácil que se extravíe, pero la razón de que haya quedado obsoleto es el desarrollo de la informática y de las nuevas tecnologías. Como explica el decano del Colegio de Arquitectos de Jaén, Pedro Cámara: “El Libro de Órdenes en papel estaba siendo sustituido, en gran parte, por contratistas, técnicos y promotores por actas de obra enviadas a través de correo electrónico. El LO_D facilita el trabajo porque permite un intercambio de órdenes y de documentación gráfica más ágil entre la dirección facultativa y los contratistas”.

Ante esta situación, el pleno de consejeros del CSCAE acordó, en 2016, el desarrollo de una herramienta común adaptada a las exigencias normativas que sirviera para modernizar el Libro de Órdenes en papel. Entonces comenzaron también las negociaciones con el entonces Ministerio de Fomento para que éste modificase la Orden Ministerial y permitiese el uso digital del documento. “El LO_D del CSCAE es una herramienta hecha por arquitectos y para arquitectos que irá evolucionando en función de nuestras necesidades reales en la obra”, valora el decano de Jaén, que le vaticina “mucho futuro por delante porque, más que un libro de órdenes es una herramienta para la llevanza de la dirección de obra de nuestros proyectos y más adelante se complementará con el Libro de Incidencias en materia de Seguridad y podrá alojar una base de datos de mucha información relacionada con la dirección de obra”.

Mientras el Ministerio finaliza la modificación formal del Decreto 462/1971, está permitido el uso del LO_D siempre que se acabe imprimiendo en papel para su tramitación ordinaria. Tiene las mismas garantías de seguridad que la versión analógica gracias a la inclusión de códigos de verificación electrónica. Además, si bien la aplicación web está alojada en los servidores del CSCAE, los colegios mantienen la gestión y custodia de las bases de datos.

Fácil manejo

El LO_D del CSCAE es una herramienta desarrollada en tres plataformas: web y en los entornos Android y iOS para su uso a través del móvil. Las aplicaciones para Android e IOS se descargan en los móviles y tabletas desde Play Store y App Store, respectivamente. El acceso a la versión web es posible desde cualquier plataforma, aunque está pensada, principalmente, para el trabajo desde el PC en el estudio o despacho por la facilidad de aportar documentación gráfica.

Para acceder al LO_D basta con introducir el número del carné de identidad y el del CSCAE, disponible en el Registro de Arquitectos que se encuentra en la propia web del Consejo o en la ficha de cada colegiado en su colegio respectivo. El acceso puede realizarse como “director de obra” o como “Otros agentes”, en caso de ser director/a de ejecución de obra o contratista. Como sucede actualmente con la versión impresa, estos agentes podrán acceder al LO_D del CSCAE una vez que el director de obra les dé de alta. En ese momento, recibirán un correo electrónico. Antes de introducir una orden en un libro, es necesario añadir a los agentes intervinientes en la obra.

La herramienta del del LO_D permite manejar todos los libros de órdenes desde una sola aplicación y, para una gestión óptima de los mismos, estos se pueden localizar por promotor, localización, expediente, etcétera. Asimismo, se pueden clasificar en “activos”, los que están en uso; “aparcados”, los que corresponden a obras paralizadas, o “cerrados”, para el caso de obras ya finalizadas.

Los LO_D tienen un número de hojas ilimitado, lo que evita la necesidad de solicitar nuevos libros cada vez que se llenan de órdenes, como ocurría en el formato de papel.

Se pueden obtener copias inmediatas de cada una de las órdenes emitidas y, una vez cerrado el LO_D, se imprime en formato PDF para ser adjuntado como documentación anexa al Certificado Final de Obra (CFO).